Kontorslandskapet.

Vi har ju satsat en hel del på inredning till kontoret och jag måste säga att det har varit värt varenda krona som vi har lagt ut. Det som har varit bra är att vi har köpt in nya kontorsstolar som är ergonomiska och som gör att man kan sitta bra vid sitt skrivbord och arbeta utan att man ska anstränga ryggen i onödan när man sitter ner och arbetar. De här stolarna är speciellt framtagna för att man ska kunna arbeta mycket framför ett skrivbord och de som har tagit fram dessa modeller har tänkt på allt. Man kan justera dem så att de passar alla slags individer oavsett om man är lång eller kort så att man ska kunna sitta rakt vid skrivbordet utan att belasta ryggen i onödan eller få en dålig hållning när man sitter och arbetar. Det vi gjorde var att vi gjorde en förfrågan på kontorsstolar till ett företag på nätet och de återkom med några stolar som de skickade ut till oss som vi fick testa och provsitta i så att vi kunde bestämma oss för vilken modell på stol som vi slutligen skulle köpa in till företaget. Efter att vi alla hade enats om en stol så bestämde vi oss för den modellen och beställde nya stolar till alla anställda på vårt kontor så att alla kunde få en bra stol till sitt skrivbord att sitta i. 

Vi har investerat i nya kontorsmaskiner till kontoret för några veckor sen och de nya maskinerna fungerar mycket bra. Eftersom vi använder våra skrivare och vår kopiator väldigt mycket så är det snart dags att byta färg. Det vi märkte var att vi inta hade extra färgpatroner eller bläckpatron hemma så vi måste köpa in detta omgående. Men vad jag har förstått så kan priset på färg till skrivare och kopiatorer variera en hel del beroende på var man köper detta. Så det jag gjorde vara att jag gick ut på nätet för att se om man kunde jämföra priset på de märken av färgpatroner som vi ska köpa in, mellan olika butiker. Det har visat sig att det finns några återförsäljare på nätet som har överlägset mycket bättre priser på färg till skrivare än vanliga butiker så vi kommer att köpa våra färgpatroner via nätet och få dem levererade inom ett par dagar till kontoret.   

Igår fick jag en hel del material på mitt bord som man måste göra en översättning från engelska till svenska eftersom materialet kommer att användas här på företaget i vårt land. Det jag gjorde var att jag skickade e post till en översättningsbyrå och frågade om en offert på det material som skulle översättas samt hur lång tid det skulle ta och då fick jag en snabb återkoppling. Jag fick ett pris som jag godtog på översättningsarbetet och sen lovade de att jag skulle få allt material i slutet av den här dagen översatt från engelska till svenska. Jag tycker att det är så smidigt att använda mig av en översättningsbyrå som snabbt svarar så att man vet när man kan vänta sig att arbetet är utfört för det underlättar mitt eget arbete mycket. Så nu har jag fått allt material för ett par timmar sen och det känns skönt. 

Ibland kan det vara så att man har väldigt bråttom. Det kan vara så att man har fått en uppgift som man måste lösa i sista sekund och då kan det vara bra om man hittar bra och snabba lösningar. Jag har många gånger haft en stor nytta av att få hjälp med att översätta material av olika slag som jag har behövt mycket snabbt. Det som har hjälpt mig är en översättningsbyrå som jag har hittat på nätet där de kan utföra översättning av text snabbt. Jag har upplevt att varje gång jag har behövt hjälp med textöversättning så har jag fått en mycket snabb återkoppling och det har känts mycket tryggt att de förstår min situation och på sätt kan hjälpa till med alla resurser de har för att de ska kunna leverera en text översättning så snabbt som möjligt och det är jag mycket tacksam för. Man hittar bra information om olika tjänster på nätet.

När man arbetar med ekonomi så är det viktigt att man har bra redskap som man kan arbeta med så att man kan utföra ett bra jobb på ett enkelt och snabbt sätt. Ekonomi är inte alltid enkelt, speciellt om man har flera olika bolag och i andra länder där man också ska ta hänsyn till olika valutor, regler och lagar. Därför kan det vara bra att man har ett program som man sköter all fakturering ifrån så att man kan ha en viss struktur mellan de olika bolagen och så att man kan ha en kontroll över allt som kommer in och går ut från företaget. Det finns flera bra system som man kan välja mellan att ha när man ska sköta fakturering och bokföring på företaget. Ett system som är enkelt att använda men som ändå är mycket funktionellt är visma spcs som många företag idag använder sig av när de ska fakturera sina kunder. Det som är så bra är att det är ett så användarvänligt program som man kan utföra många olika uppgifter i. Man kan även skriva in information som man kan behöva om sina kunder så att man har all information samlat på ett och samma ställe vilket kan vara mycket praktiskt och man sparar massor av tid genom att man måste söka reda på information på flera olika ställen.

Vi har under en lång tid försökt att se över hur man kan förenkla vardagen och få mer tid över till att jobba i våra egna projekt som var och en av oss har. Ett steg i det hela är att investera i olika program och system som gör att allt arbete flyter på mycket snabbare och smidigare. Det senaste programmet som vi har köpt in är ett program för tidsredovisning som sen kan vara till grund för att man ska kunna ta ut viktiga rapporter om hur tiden är fördelad bland alla de anställda på företaget. Det här programmet är mycket enkelt att arbeta med och ät utförmat så att man kan anpassa olika funktioner till de områden som berör vårt företag. Det kommer att komma ut en person som vi har som en kontaktperson när det gäller det här programmet och han kommer att utbilda oss om hur man kan använda det på bästa sätt och vad det finns för olika funktioner. 

 Nu har vi äntligen blivit färdiga med att inreda kontoret och man kan inte säga något annat än att resultatet är enastående. Nu när vi även har fått upp alla nya lampor och har en mycket behaglig belysning så kommer alla fina möbler och mattor verklien till sin rätt och kontoret känns mycket fräscht och nytt. Det som är bra med alla möbler som vi har köpt in till kontoret är att de är ergonomiskt designade så att man ska kunna arbeta utan att få ont i ryggen. 

För att man ska få ut all information till alla på ett företag oavsett i vilket land man sitter och arbetar i så kan det vara bra att man ser över vad det finns för olika system och lösningar som man kan använda sig av och som passar det företag man har. Många gånger så är det så att man kan behöva investera i ett bra system som man köper in utifrån som till exempel ett extranät eller ett intranet. Ett intranet har visat sig vara mycket effektivt för många företag eftersom man kan ha ett ställe där man kan samla all information och alla nya uppdateringar som kommer på företaget. På så vis så kan alla ta del av nyheter som kommer och alla får tillgång till samma information samtidigt. För att man ska kunna ha aktuell information på ett intranet så är det viktigt att man har en eller flera personer som är ansvarig för att uppdatera och lägga ut ny information och ta bort det som är gammalt eller inaktuellt. På så vis så får man en bra rutin och så använder man sitt intranet på bästa sätt och personalen får som en bra rutin att gå in på företagets intranet när det söker information och nyheter som de kan ha en nytta av. 

I ett steg att förbättra arbetsmiljön så har det nu blivit bestämt att alla chefer på företaget ska få gå bra kurs eller utbildning som gör att man kan utöva sitt ledarskap på ett bra sätt så att man kan bli en bra chef. Eftersom jag har en chefsposition så kommer även jag att få gå en så kallad coachutbildning som gör att jag kommer att få mer kött på benen när det gäller min roll som chef. Det som är bra med den här utbildningen är att man får bra lärare som har en stark förankring till näringslivet och som har många års erfarenhet av att arbeta som chef i många olika branscher. Man kommer att få många tips och råd om hur man kan göra förbättringar i sitt arbete och hur man kan lösa olika situationer som kan uppstå på ett företag, så jag ser fram emot den här utbildningen. 

På företaget har vi satsat mycket på att det ska bli en bra arbetsmiljö där alla trivs att arbeta men det finns även en hel del andra saker som också är viktiga och som kan hjälpa till med att förenkla vardagen och det arbetssätt som man arbetar efter. På senare tid så har vi märkt att den största marknaden finns ute på internet och det är ofta så att internet är ett av de mest använda verktyg som kunderna vänder sig till när de behöver olika produkter och tjänster. Vi har då bestämt oss för att vårt företags hemsida ska uppdateras och göras om. Vi har kontaktat ett företag som arbetar just med att skapa hemsida till andra företag och vi har bestämt oss för att inleda ett samarbete så att vi ska kunna få en ny och fräsch hemsida som är funktionell och som både kunder och vi anställda har en stor nytta av. Idag finns det många olika funktioner som man kan ha på sin hemsida och det är även bra för marknadsföringen att man har en bra och fin hemsida som man kan hänvisa sina kunder till. På den hemsida som företaget kommer att ha så kommer det att satsas en hel del på att vi ska kunna presentera våra produkter som vi erbjuder kunder på ett bra sätt som gör att kunder blir intresserade och kontaktar oss enkelt och smidigt via nätet för förfrågningar och offerter.